Как внедрение «Электронного архива» с 1 января повлияет на бизнесменов?

После нескольких лет отсрочки «Электронный архив» наконец будет внедрен с 1 января 2024 года. Что касается бизнесменов и их обязанностей до начала применения электронного архивирования, то им не придется хранить документы в электронном виде, если они уже переданы в государственный орган или учреждение.

Налоговый консультант Йован Павлович говорит, что все документы, которые компании обязаны хранить в соответствии с правилами, с 1 января должны будут подавать исключительно в электронном виде, а документы, уже преданные таким образом, освобождаются от этого обязательства.

«Для бизнесменов это, в частности, означает, что счета-фактуры, находящиеся на портале Системы электронных счетов-фактур (SEF), налоговые декларации, подаваемые в Налоговое управление, финансовая отчетность в Агентстве по торговым реестрам (APR), а также акты по регистрации и снятию сотрудников с учета в Центральном реестре обязательного социального страхования (CROSO), они не будут обязаны хранить в электронном виде», —  объясняет Павлович в интервью «Biznis.rs.».

Также, что касается хранения архивных материалов, в январе будут опубликованы изменения в Справочник категорий материалов, подлежащих архивному хранению.

Указанные правила распространяются на государственные органы, но предприятиям будет рекомендовано согласовать свой перечень категорий с новым справочником, поскольку, таким образом, они будут автоматически утверждены Государственным архивом Сербии.

«В случае наличия у субъекта предпринимательской деятельности электронных документов, которые не хранятся в государственных органах, он обязан надежно хранить эти документы», — говорит налоговый консультант.

В 2021 году вступил в силу Закон «Об архивных материалах», которым регламентируется вопрос правового регулирования защиты архивных материалов и других документальных материалов. Закон предусматривает обязанность компаний добросовестно хранить в упорядоченном и безопасном состоянии архивные и документальные материалы в том виде, в котором они были созданы, будь то в электронном или бумажном виде.

В ходе своей деятельности компания создает документальный материал, который по значимости своего содержания имеет статус архивного материала.  Он хранится как единое целое – архивный фонд, и по истечении 30-летнего срока со дня его создания передается на хранение в компетентный государственный архив.

Владельцы компаний обязаны вести учет, обозначение, классификацию, датировку и архивирование архивных и документальных материалов, а также передавать архивные материалы в компетентный архив на условиях и в сроки, предусмотренные законом.

Субъекты предпринимательской деятельности также обязаны обеспечить постоянное хранение архивных материалов в электронной форме, их сохранность, миграцию или передачу на новые носители информации в установленных форматах до момента их передачи в компетентный государственный архив.

«Наиболее практично сортировать и хранить документацию по типу документа. Многие компании оформляют документы по порядковому номеру, чтобы удобнее было найти необходимый документ, либо для внутренних целей, либо в случае запроса различных инспектирующих органов при проверке документации компании в ходе контроля ее деятельности», — говорит наш собеседник.

В группу документов, которые подлежат постоянному хранению, входят: расчетные листы и аналитический учет заработных плат, вся остальная документация должна храниться в соответствии с нормативными актами. Например, финансовый отчет (бухгалтерский баланс) хранится 20 лет, журнал бухгалтерского учета, главная книга и годовой отчет по итогам деятельности – 10 лет, а вспомогательные книги и документация, на основании которой они были отражены в учете, — пять лет.  Исключением являются компании-плательщики НДС, которые обязаны хранить документацию, на основании которой производился расчет НДС (в основном исходящие и входящие счета-фактуры), в течение 10 лет.

Также прописан обязательный способ ведения документации. Некоторые акты могут храниться в электронном виде, а некоторые документы – в бумажном виде.

«Хранение документов по видам документов регулируется различными нормативно-правовыми актами. Документы хранятся в оригинале, т. е. в том виде, в котором они были оформлены и выданы», — заключает налоговый консультант Йован Павлович.

Штрафы за ненадлежащее хранение архивных материалов

Если компания не обеспечивает хранение деловой документации в соответствии с правилами, в зависимости от закона, регулирующего определенную сферу, ее могут оштрафовать на сумму до трех миллионов динаров.

На юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 100 000 до трех миллионов динаров за экономическое правонарушение, если оно не обеспечивает хранение учетных документов, журналов бухгалтерского учета, финансовой отчетности, годового отчета о деятельности и аудиторских заключений в порядке и сроки, установленные Законом «О бухгалтерском учете».

На юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 100 тысяч до двух миллионов динаров за административное правонарушение, если оно не обеспечивает хранение журнала ежедневных отчетов, контрольной ленты, ежедневного отчета и периодического отчета в течение как минимум трех лет.

Для предпринимателей установленные штрафы значительно ниже и составляют от

50 000 до 500 000 динаров.